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Et si vous preniez le temps d’en gagner…?

Date : 29 avril 2014 Catégorie

ET SI VOUS PRENIEZ LE TEMPS D’EN GAGNER…?

Vous avez l’impression de courir après le temps, la moindre tâche vous paraît un obstacle insurmontable qui s’ajoute à une pile de dossiers infinie ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul !

La solution, un peu d’organisation :

Gérer son temps, pour quoi faire ?
Vous en avez marre de penser, marcher, respirer boulot ? Incapable de déconnecter, vous ne dormez pas la nuit, hanté par des projets professionnels interminables qui envahissent votre vie personnelle ? La gestion du temps va changer votre vie !

 

1 – Fixez des échéances

Selon la loi de Parkinson, plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend. Si vous espérez finir une tâche, pensez donc à vous engager sur une deadline. Pas facile de s’auto-discipliner me direz-vous ? Parlez-en à quelqu’un, cet engagement oral vous aidera à respecter votre engagement envers vous-même.

 

2 – Commencez par le plus difficile
La loi de Laborit, ou loi du moindre effort, explique notre tendance à privilégier les actions nous procurant une satisfaction immédiate. Evitez la procrastination, efforcez-vous de ne pas répondre aux interruptions intempestives et de vous concentrer sur les dossiers importants, notamment le matin, moment où vous êtes encore frais et efficace. N’oubliez-pas de vous récompenser  pour vous encourager à reproduire ce schéma la fois suivante, il n’y a pas de petites victoires!

 

3 –  Gérez vos Emails

En dehors des plages horaires que vous dédiez à la gestion de vos emails, fermez votre boite mail pour ne pas être constamment dérangé. N’oubliez pas que vous pouvez perdre jusqu’à 4 heures par jour à traiter vos messages !

Ne répondez dans l’immédiat qu’aux mails qui vous prendront moins de 30 secondes, dans la journée ceux qui nécessitent moins de 3 minutes, et à un moment que vous aurez défini pour les autres. Utilisez des dossiers pour les classer en fonction de leur temps de traitement.

 

4 – Gérez le flux d’informations
A l’ère de l’information, il est indispensable que vous régliez vos alertes pour ne pas être noyé sous la masse d’informations, dont la plupart sont souvent mal ciblées et peu pertinentes.

 

5 – Planifiez
Selon la loi de Murphy, une tâche prend toujours plus de temps que prévu. Vous devez évaluer le temps que chaque action significative vous prendra en tenant compte de l’imprévu. Dans cette optique, ne remplissez jamais votre agenda à plus de 80%

 

6 –  Ecoutez-vous !

« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité décroît ». Sachez prendre des pauses pour être plus efficace, prenez le temps de connaître et respecter votre horloge biologique, nous ne sommes pas tous faits pareil !

 

7 – Apprenez à fermer votre porte
Sachez vous rendre disponible, mais aussi vous isoler si besoin pour vous focaliser sur une tâche urgente ou complexe. Si les open space favorisent la collaboration et la créativité, il ne facilitent pas la concentration. Vous devez pouvoir faire comprendre à vos collaborateurs quand il ne faut pas vous déranger, quitte à instaurer un système clair pour afficher ce “statut”.

 

8 – Stimulez votre Système d’Articulation Réticulaire
Ecrivez votre objectif pour le rendre réel. Votre SAR, ce système qui permet à votre cerveau de trier les informations pertinentes en fonction de l’intérêt que votre subconscient porte à différents sujets, concentrera ainsi ses antennes sur le projet en cours, vous rendant beaucoup plus réceptif et concentré. L’affirmation positive pourra également influencer et orienter votre SAR vers votre objectif.

 

9 – Priorisez
Attribuez un degré d’urgence et d’importance à chaque tâche afin de décider quand les traiter. A partir de là, faites des To Do List journalières et hebdomadaires. Vous gagnerez en efficacité en étant directement concentré sur des tâches définies, et en motivation car vous réaliserez à la fin de la journée que vous avez fait beaucoup de choses et méritez bien de déconnecter.

 

10 – Préparez vos réunions
La France croule sous les réunions de toutes sortes dont beaucoup ne sont pas productives. Ceci s’explique par un manque de préparation qui fait perdre du temps à tout le monde. Chaque réunion doit avoir un ordre du jour, des sujets à aborder définis à l’avance et un animateur de réunion qui s’assure de l’avancement de celle-ci.

 

Prêt à devenir le maître du temps ? A vous de jouer !

Pour aller plus loin, lisez tranquillement Les 7 habitudes de Stephen Covey