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Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur en 10 leçons

Date : 14 mai 2013 Catégorie

IN012-C-integration

 

Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur en 10 leçons

 

Cela peut paraître évident mais un recrutement réussi passe avant tout par une intégration réussie !

Or rater une intégration et voir un collaborateur quitter l’entreprise en cours de période d’essai peut coûter très cher. D’où l’importance de cadrer et préparer le processus d’intégration pour se donner le maximum de chance que la prise se fasse avec la nouvelle embauche.

Très souvent, les périodes d’essai écourtées sont le fruit d’intégration ratées. Mauvaise compréhension de sa feuille de route, mauvaise compréhension des rôles dans l’organisation… autant de points qui pourraient être évités avec un minimum de préparation et d’implication du manager et ses équipes.

Nous vous proposons ci-dessous 10 conseils essentiels pour vous aider à définir clairement un plan d’intégration pour vos futurs collaborateurs :

 

1 – Poste de travail opérationnel

C’est la base ! Un poste de travail dédié et opérationnel est non seulement nécessaire pour l’exercice de la fonction du nouveau collaborateur, mais c’est avant tout un signe de respect. Etre prêt le jour de l’arrivée d’un collaborateur est assez révélateur de l’intérêt qu’on lui porte.

 

2 – Annoncez son arrivée en interne, mais aussi externe

Il s’agit là d’être cohérent au sein de l’écosystème dans lequel le nouveau sera impliqué, en s’assurant que tous les acteurs – non seulement les équipes en interne mais aussi côté externe – sont bien au même niveau d’information sur la nouvelle recrue, son rôle et ses nouvelles responsabilités. Il est toujours du plus mauvais effet lorsque l’on découvre ce type d’information sans avoir été mis au courant en amont.

 

3 – Personnalisez son accueil le jour J de façon informelle

Prendre un peu de temps pour personnaliser l’accueil permet de créer rapidement un climat de convivialité, plutôt que de noyer d’entrée de jeu le nouveau collaborateur avec des procédures écrites ou des dossiers volumineux. Prenez un café, invitez-le à déjeuner…

 

4 – Prévoyez un tour d’horizon

…des différents services, des bureaux pour qu’il puisse prendre ses marques.

 

5 – Impliquez rapidement le collaborateur dans l’opérationnel

Plutôt que de le laisser plonger dans une montagne de dossiers, il est primordial d’impliquer directement le nouveau collaborateur dans vos réunions. Cela lui permettra de « prendre le pouls » de l’entreprise et commencer à en décrypter les codes.

 

6 – Impliquez l’équipe en nommant un mentor

Il s’agit là de s’assurer que la communication se fait bien entre le nouvel arrivant et les équipes. Le nouveau doit pouvoir s’appuyer sur quelqu’un pour remonter d’éventuelles incompréhensions liées à son intégration. La plupart du temps, il peut s’agir d’un profil plus expérimenté occupant une fonction similaire, mais en aucun cas la hiérarchie directe du nouveau collaborateur.

 

7 – Restez disponible

Soyez disponible et montrez-le ! N’hésitez pas à aller vers le nouveau collaborateur et à lui faire savoir que votre porte est toujours ouverte. Ca met à l’aise et, surtout, vous montrez ainsi que vous êtes accessible !

 

8 – Rédigez un plan d’intégration formel et planifier les différentes étapes à l’avance

Ce rapport écrit va permettre de suivre efficacement les étapes de l’intégration de l’arrivant et sera utile au moment de la prise de décision à la fin de la période d’essai.

 

9 – Planifiez des débriefs durant la période d’essai et donnez une visibilité sur une feuille de route précise

On appelle aussi cela un rapport d’étonnement. La nouvelle recrue à un regard neuf sur l’entreprise alors profitez-en! Recueillez ses points positifs, négatifs, ce qui l’interroge concernant le fonctionnement, les process de l’entreprise. Pensez à lui préciser les objectifs de cet entretien afin de favoriser son honnêteté. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses, cependant cet entretien reste un moyen de se mettre en avant pour le nouvel arrivant (éviter la critique facile, la naïveté confondante…).

 

10 – Prévoyez un livret d’accueil à l’attention des nouveaux collaborateurs

Un livre d’accueil est important car il permet de s’assurer que les nouveaux collaborateurs disposent d’informations complètes et homogènes. Privilégiez des infos claires, concises sous formes de « bullet points » afin de ne pas noyer le salarié reprenant les principales procédures internes, les rôles et responsabilités de chacun…

 

Ces 10 points sont essentiels mais n’oubliez pas qu’une intégration réussie est avant tout une affaire de comportement !
Il s’agit avant tout de rassurer et donner confiance au nouveau collaborateur, qui en retour pourra optimiser son potentiel pour mener à bien sa mission.